In der Auftragsliste die Menü Funktion “Aufträge / Neu erfassen” aufrufen.

Auftragsposition erfassen

• Kundennummer oder Kurzform des Kunden eingeben und ggf. aus der Vorschlagsliste den gewünschten Kunden auswählen.
• Wenn mehrere Ansprechpartner vorhanden, den gewünschten Ansprechpartner auswählen.
• Wenn mehrere Lieferanschriften vorhanden, die gewünschte auswählen.
• Bestelldatum und Bestellnummer eintragen.

Artikelposition anlegen

• Einen neue Auftragsposition legen Sie per einmaligen Klick auf die Kopfzeile der Auftragsmaske
• oder über die Menü Funktion “Positionen / Neue Position anlegen” an.
• Artikelnummer oder Bezeichnung in die entsprechenden Eingabefelder eingeben und den gewünschten Artikel aus der Vorschlagsliste auswählen.
• Die Menge eintragen. (Bei Gutschriften eine negative Menge angeben.)
• Wenn erforderlich, den Preis ändern oder einen Rabatt eintragen.
• Sofern erforderlich, den Beschreibungstext des Artikels ändern und Position mit dem OK-Symbol speichern.

Hinweis: Sollen mehrere Positionen hintereinander eingegeben werden sollen, kann zur schnelleren Eingabe die Wahltaste (alt) gedrückt werden den. Es öffnet sich ein neues Positionsfenster.

Lieferanschrift eingeben

Für die Eingabe abweichender Lieferanschriften gibt es in deLUXE-ERP mehrere Möglichkeiten:

• A – manuelle Eingabe

Die Adresse kann manuell in das dafür vorgesehene Feld eingegeben werden.

• B – Suche und Eingabe über die Kundenstammdatensätze

Mit Eingabe der ersten Buchstaben einer Kurzform und abschließendem “@” – Zeichen, schlägt deLUXE-ERP entweder eine Auswahl von Adressen vor oder setzt die entsprechende Anschrift sofort als Lieferanschrift ein.

• C – Auswahl über eine Vorschlagsliste

Diese Vorschlagsliste zeigt alle Lieferanschriften des Kunden. Durch Aktivieren einer Lieferanschrift mit der Maus kann die vollständige Lieferanschrift auch überprüft werden. Durch einen Doppelklick mit der Maus auf eine Lieferanschrift wird diese Lieferanschrift in übernommen und steht so später für Lieferscheine zur Verfügung.

Konditionen und Fußtexte

• Über den Reiter “Bedingungen” kann das Gewicht der Sendung, müssen die Zahlungskonditionen sowie die Fußtexte eingetragen bzw. kontrolliert und ggf. korrigiert werden.

• Über den Reiter “Bedingungen” kann das Gewicht der Sendung, müssen die Zahlungskonditionen sowie die Fußtexte eingetragen bzw. kontrolliert und ggf. korrigiert werden.

Hinweis: Sind beim Kunden keine individuellen Konditionen und Fußtexte hinterlegt, greift deLUXE-ERP auf die Standardeinstellungen zurück – diese können jederzeit individuell für diesen Auftrag angepasst werden.

Auftragshistorie

Die Möglichkeit eine Historie zu dem geöffneten Auftrag anzulegen, erhalten Sie im Bereich der Historie. Um einen neuen Eintrag vorzunehmen, klicken Sie auf den Button “Neuer Eintrag” -> hier können Sie dann aus einem Drag-Down Menü eine Aktion und die derzeitige Chance auswählen sowie einen Texteintrag vornehmen.

Fracht und Verpackung

Fracht und Verpackung können direkt im Auftrag vorgegeben werden. Bei der ersten Rechnung zu diesem Auftrag werden die Werte übernommen und anschließend gelöscht, damit bei Teilrechnungen Versandkosten nicht mehrfach berechnet werden. Das kursiv dargestellte Feld Versicherungen ist nur in Speziallayouts einiger Kunden berücksichtigt und sollte von anderen nicht ausgefüllt werden. Die Werte würden zwar berechnet, jedoch nicht gesondert aufgeführt.

Auftrag speichern

Wurden alle Positionen im Auftrag eingegeben, kann eine Reservierung der Artikel manuell im Auftrag ausgelöst werden oder per Systemeinstellung automatisch beim Speichern eines Auftrages erfolgen. Dabei greift deLUXE-ERP auf die Mengen aus der Spalte “Aktuelle Reservierung” zurück. Wird z.B. eine Menge von 10 als Auftragsmenge in einer Position angegeben, schlägt de LUXE auch 10 als zu reservierende Menge vor.

Mit dem OK-Symbol werden alle Änderungen übernommen, der Auftrag gespeichert und verlassen.

Aufträge zusammenfassen

Um mehrere Aufträge (z.B. zum Erstellen einer Monatsrechnung) eines einzelnen oder auch unterschiedlicher Kunden zusammenfassen zu können, kann im deLUXE-ERP auf die Funktion Aufträge zusammenfassen zurückgegriffen werden.

Die Grundlage für das Zusammenfassen von Aufträgen sind einzelne Aufträge in den Standardpositionen angelegt werden. Sinnvoll ist es die Felder „Bestellt am“, „Bestellt von“ und „Bestellnummer“ zu füllen, sofern diese in dem Sammelartikel als Platzhalter benutzt werden.