Mahnwesen

Offene Posten

Diese Funktion sucht alle offenen Rechnungen und Gutschriften (Rechnungen mit negativem Betrag) und sortiert diese nach der Rechnungsnummer.

Offene mit heutigem Mahndatum

Diese Funktion sucht alle offenen Rechnungen mit heutigem Mahndatum und sortiert diese nach der Rechnungsnummer.

Vorschläge für 1. Mahnung

Mit dieser Funktion werden alle Rechnungen gesucht, die noch keine Mahnung erhalten haben (Status O) und deren Fälligkeit um das Mahnintervall überschritten ist.

Folgende Daten werden zu einer Rechnung gespeichert:

• Rechnungsdatum: Das Erstellungsdatum, das auch auf dem Ausdruck genutzt wird.
• Fälligkeitsdatum: Das Datum, ab wann ein Anspruch auf den Rechnungsbetrag besteht. Eine Rechnung könnte bereits im März geschrieben werden, aber der Anspruch besteht erst am Juni, weil dann Vertragsgemäß gezahlt werden soll.
• Tage Ziel: Der Zeitraum, ab Fälligkeit, der dem Kunden für die Bezahlung eingeräumt wird. Z.B. 30 Tage.
• Zieldatum: Errechnet sich aus dem Fälligkeitsdatum + Tage Ziel.
• Ziel 1: Der Zeitraum, der über das Zieldatum verstrichen sein muss, damit das Programm die Rechnung für die erste Mahnung vorschlägt.
• Ziel 2: Der Zeitraum, der über das Mahndatum 1 verstrichen sein muss, damit das Programm die Rechnung für die zweite Mahnung vorschlägt.
• Ziel 3: Der Zeitraum, der über das Mahndatum 2 verstrichen sein muss, damit das Programm die Rechnung für die dritte Mahnung vorschlägt.
• Ziel 4: Der Zeitraum, der über das Mahndatum 3 verstrichen sein muss, damit das Programm die Rechnung für den Status zum Anwalt vorschlägt.

Hinweis: Die Werte können in den Voreinstellungen global gesetzt werden. Außerdem können für jeden Kunden im Bereich Konditionen und FußtexteSonderzahlungsbedingungen festgelegt werden. Im Bedarfsfall können aber auch Werte für ein individuelles Angebot oder einen Auftrag abgeändert werden.

Vorschläge für 2. Mahnung

Sucht die Rechnungen, die bereits die erste Mahnung erhalten haben (Status 1) und deren Intervall (Ziel 2) seit dem Mahndatum 1 überschritten ist.

Siehe auch Erläuterungen Vorschläge 1. Mahnung.

Vorschläge für 3. Mahnung

Sucht die Rechnungen, die bereits die zweite Mahnung erhalten haben (Status 2) und deren Intervall (Ziel 3) seit dem Mahndatum 2 überschritten ist.

Siehe auch Erläuterungen Vorschläge 1. Mahnung.

Vorschläge für den Anwalt

Sucht die Rechnungen, die bereits die dritte Mahnung erhalten haben (Status 3) und deren Intervall (Ziel 4) seit dem Mahndatum 3 überschritten ist.

Siehe auch Erläuterungen Vorschläge 1. Mahnung.

1. Mahnung erstellen

Diese Funktion setzt den Mahnstatus der markierten Rechnungen auf 1 und druckt eine entsprechende Mahnung aus. 

Bitte beachten, daß Sie diesen Ausdruck nur einmal aufrufen können – zur Sicherheit erscheint nach dem Druck ein Dialogfenster, das vom Benutzer bestätigt werden muß.

Mahntexte können nur vom Systemadministrator oder anderen berechtigten Personen in den Systemeinstellungen im Bereich Mahntexte vorgenommen werden.

Hinweis: Wenn Sie die Wahltaste (alt), beim Aufrufen der Funktion gedrückt halten, werden die Mahnungen im Mahnstatus entsprechend gesetzt, jedoch nicht ausgedruckt. Dies kann in der Kombination mit der Sammelmahnung sinnvoll sein (siehe Sammelmahnung).

2. Mahnung erstellen

Diese Funktion setzt den Mahnstatus der markierten Rechnungen auf 2 und druckt eine entsprechende Mahnung aus. 

Bitte beachten, daß Sie diesen Ausdruck nur einmal aufrufen können – zur Sicherheit erscheint nach dem Druck ein Dialogfenster, das vom Benutzer bestätigt werden muß.

Mahntexte können nur vom Systemadministrator oder anderen berechtigten Personen in den Systemeinstellungen im Bereich Mahntexte vorgenommen werden.

Hinweis: Wenn Sie die Wahltaste (alt), beim Aufrufen der Funktion gedrückt halten, werden die Mahnungen im Mahnstatus entsprechend gesetzt, jedoch nicht ausgedruckt. Dies kann in der Kombination mit der Sammelmahnung sinnvoll sein (siehe Sammelmahnung).

3. Mahnung erstellen

Diese Funktion setzt den Mahnstatus der markierten Rechnungen auf 3 und druckt eine entsprechende Mahnung aus. 

Bitte beachten, daß Sie diesen Ausdruck nur einmal aufrufen können – zur Sicherheit erscheint nach dem Druck ein Dialogfenster, das vom Benutzer bestätigt werden muß.

Mahntexte können nur vom Systemadministrator oder anderen berechtigten Personen in den Systemeinstellungen im Bereich Mahntexte vorgenommen werden.

Hinweis: Wenn Sie die Wahltaste (alt), beim Aufrufen der Funktion gedrückt halten, werden die Mahnungen im Mahnstatus entsprechend gesetzt, jedoch nicht ausgedruckt. Dies kann in der Kombination mit der Sammelmahnung sinnvoll sein (siehe Sammelmahnung).

Schriftgröße für Mahntext

Für den Ausdruck Mahnungen im Standardlayout kann die Schriftgröße für den Mahntext gewählt werden. Die Funktion “Schriftgröße wählen” bringt ein Dialogfenster in den die Punktgröße eingegeben und abschließend als Standard gespeichert werden kann.

Als -> Anwalt markieren

Diese Funktion setzt den Mahnstatus der markierten Rechnungen auf 4.

Sammelmahnungen

Sammelmahnungen listen die offenen Rechnungen und Gutschriften eines Kunden in einem Dokument auf. 

Beim Ausdruck der Sammelmahnung wird kein Mahnstatus verändert.

Um den Mahnstatus zu verändern werden zuvor die einzelnen Rechnungen gesucht und mit den Funktionen [1, 2, & 3 Mahnung erstellen] die entsprechende Mahnstufe erhöht. Wenn in dem Dialog der Einzelmahnungen beim Bestätigen die Umschalttaste (Shift) gehalten wird, erfolgt die Frage “Mahnstufe ohne Ausdruck speichern?”. So können Sie die Mahnstufen setzen ohne für jede Rechnung eine Einzelmahnung zu erhalten.

Vorgehensweise:

deLUXE-ERP prüft zuerst, von welchen Kunden Rechnungen in der Liste markiert wurden. Anschließend werden dann für jeden Kunden die offenen Rechnungen herausgesucht und in einer Sammelmahnung gedruckt. Diese Funktion hat keinen Einfluss auf den Mahnstatus und kann beliebig wiederholt werden.

Für eine Sammelmahnung an Kunden XY müssen Sie also nicht zuerst alle Rechnungen markieren. Es genügt eine der offenen Rechnungen zu markieren und anschließend die Funktion aufzurufen.

Folgende Checkboxen können optional angekreuzt werden:

• Offener Betrag größer als Null -> In den Ausdruck der Sammelmahnung werden alle offenen Rechnungen mit einbezogen.
• Offener Betrag kleiner als Null -> In den Ausdruck der Sammelmahnung werden auch offene Gutschriften mit einbezogen.
• Bankeinzug/Lastschrift-> In den Ausdruck der Sammelmahnung werden auch Rechnungen mit einbezogen, denen als Zahlungsart “Bankeinzug/Lastschrift” zugeteilt wurde.
• Mahnstatuts ∞ -> In den Ausdruck der Sammelmahnung werden auch Rechnungen mit einbezogen, denen als Zahlungsart “Bankeinzug/Lastschrift” zugeteilt wurde.
• Rechnungen ohne Mahnstufe auslassen -> In den Ausdruck der Sammelmahnung werden keine Rechnungen einbezogen, die noch keine Mahnstufe besitzen.

Hinweis: Haben die offenen Rechnungen des Kunden maximal den Mahnstatus I, stimmt der Text der Sammelmahnung mit dem Text der ersten Mahnung überein! Überschrift: z.B. KONTOAUSZUG

Haben die offenen Rechnungen des Kunden den Mahnstatus II oder III, stimmt der Text der Sammelmahnung mit dem Text der dritten Mahnung überein! Überschrift: z.B. LETZTE MAHNUNG

Vorauskasse Nachhaker…

Bei der Benutzung der Zahlungsart Vorauskasse (speziell im Endkundengeschäft) kann es hilfreich sein in regelmäßigen Abständen die offenen Rechnungen zu prüfen und ggf. den Kunden noch einmal zu erinnern. Reagiert der Kunde nicht, kann so die Rechnung und der Auftrag storniert werden, damit keine unnötigen Umsätze auflaufen und Ware im Lager reserviert bleibt.

Weitere Informationen finden Sie hier: Vorauskasse Nachhaker

Aus Mahnvorschlag herausnehmen

Soll eine Rechnung vorläufig nicht in den Mahnvorschlägen erscheinen, können Sie diese markieren und aus den Mahnvorschlägen herausnehmen. Vor der Rechnung erscheint ein ∞ Zeichen. Die so gekennzeichneten Rechnungen werden über die Funktion “Offene Posten zeigen” weiterhin gefunden, jedoch in den Mahnvorschlägen ausgelassen.

Mit der Funktion “Für Mahnvorschlag reaktivieren” können Sie die Rechnung wieder in den Mahnkreislauf zurückholen.