Bei der Benutzung der Zahlungsart Vorauskasse (speziell im Endkundengeschäft) kann es hilfreich sein in regelmäßigen Abständen die offenen Rechnungen zu prüfen und ggf. den Kunden noch einmal zu erinnern. Reagiert der Kunde nicht, kann so die Rechnung und der Auftrag storniert werden, damit keine unnötigen Umsätze auflaufen und Ware im Lager reserviert bleibt.
Die neue Funktion Vorauskasse Nachhaker im Menü Mahnwesen (Rechnungsliste) automatisiert den Ablauf der Erinnerung. Mit Hilfe der Funktion können Sie die Rechnungen nach bestimmten Kriterien durchsuchen lassen. Anschließend kann deLUXE-ERP die Mailempfänger der Aufträge mit einem Standardtext informieren.
Das Datum der Erinnerung wird in der Rechnung in einem neuen Feld [Rechnungen]Vorauskasse_Nachhaker gespeichert. Dieses Feld kann auch über den Sucheditor oder die Zeitraumsuche angesprochen werden.
Dialog der Funktion Vorauskasse Nachhaker
Die Funktion arbeitet in zwei Schritten. Zuerst werden die betreffenden Rechnungen gesucht, dann wird auf Wunsch eine Mail versendet. Beim Aufruf des Dialoges werden die eZentrum Bestelleinstellungen für den Mailserver und den Absender geladen. Außerdem wird geprüft, ob ein Mailtext in den Einstellungen definiert wurde.
Für die Suche können 5 Kriterien aktiviert werden:
- Zahlungsart (hier sollte immer Vorauskasse ausgewählt sein)
- Fälligkeitsdatum (gibt an nach wie vielen Tagen die Rechnung frühestens in den Erinnerungslauf fallen soll)
- Auftrag Status L (nur Aufträge bei denen noch etwas zu liefern ist -> [Auftraege]NZL ist gleich 1)
- Offener Betrag ist größer als Null (ist kleiner als Null als Gegenprobe für die reine Suche)
- Hat noch keine Erinnerung erhalten (verhindert doppeltes Nachhaken)
Suche starten
Die Suche wird mit der Schaltfläche Suchen gestartet. In der Anzeige erscheinen die einzelnen Suchschritte und die Anzahl der gefunden Datensätze.
Sie können anschließend entscheiden, ob Sie eine Mail versenden, oder mit der Schaltfläche Fertig in die Liste der gefundenen Rechnungen zurückkehren möchten.
Mailversand starten
Der Mailversand wird mit der Schaltfläche Mail senden gestartet. Wenn Sie eine Mail versenden, kann automatisch ein Eintrag in die Auftragshistorie erfolgen. Diese Option steuern Sie mit der Checkbox Eintrag in die Auftragshistorie beim Mailversand.
Das aktuelle Datum bei Versenden der Erinnerungsmail wird automatisch im Feld [Rechnungen]Vorauskasse_Nachhaker gespeichert.
Nachhaker Status entfernen
Mit der Funktion Nachhaker Status entfernen im Menü Mahnwesen kann das Datumsfeld [Rechnungen]Vorauskasse_Nachhaker für die markierten Rechnungen auf 00.00.0000 zurückgesetzt werden, falls eine erneute Erinnerung erfolgen soll.
Einstellungen: Mailtext definieren
In den deLUXE-ERP Einstellungen für Fußtexte wird in der Rubrik Mailtexte ein neuer Eintrag mit der Bezeichnung Vorkasse_Nachhaker angelegt. In der Mail können die selben Platzhalter wie im Vorauskasse Mail eingesetzt werden. Das bedeutet der Kunde kann noch einmal alle Details seiner Bestellung mitgeteilt bekommen.
