Mit dieser Funktion können Sie eine Datei im sogenannten deLUXE-ERP Austauschformat, die Anschriftendatensätze in einem genormten Format enthält, importieren.
Nach Aufruf der Funktion kann mit dem Datei-Info-Button eine Datei im deLUXE-ERP Austauschformat geöffnet werden, um erst Informationen über die Datei zu erhalten.
Alternativ dazu bzw. anschließend kann mit dem Ausführen-Button eine Datei im deLUXE-Austauschformat direkt in die deLUXE-ERP Datenbank importiert werden.
Optionen:
- Checkbox Person – Sollen Personendaten beim Import berücksichtigt werden.
- Checkbox Chronologie – Sollen Chronologiedaten beim Import berücksichtigt werden.
- Mit dem Datumsfeld hinter der Checkbox Chronologie können Sie festlegen, daß nur Chronologieeinträge ab dem Datum xx.xx.xx berücksichtigt werden.
- Checkbox Termine – Sollen Termindaten beim Import berücksichtigt werden.
- Checkbox Nur eigene – Sollen nur Ihre Termine berücksichtigt werden.
- Checkbox Stichwörter – Sollen Stichwörter beim Import berücksichtigt werden.
Wenn die entsprechende Datei (Personen, Chronologie, Termine, Stichwörter) mit den oben genannten Checkboxen für den Import aktiviert wurde, werden neue Datensätze automatisch angelegt.
Mit den folgenden Checkboxen können Sie festlegen, ob die Datensätze aktuallisiert werden sollen, falls ein Eintrag bereits existiert. In diesem Fall werden alle Felder des Datensatzes mit den importierten Werten überschrieben.
- Anschriften updaten – Soll eine existierende Anschrift aktualisiert werden.
- Personen updaten – Soll eine existierende Person aktualisiert werden.
- Chronologie updaten – Soll ein existierender Chronologieeintrag aktualisiert werden.
- Termine updaten – Soll ein existierender Termin aktualisiert werden.
- Checkbox Chronologieeintrag – Jede importierte Adresse erhält einen Chronologieeintrag mit dem aktuellen Datum und dem Text “Importiert…”
Stichwörter:
Bei Stichwörtern können Sie unter folgenden Optionen wählen:
- Doppelt anlegen – Wenn ein Stichwort bereits vorhanden ist, wird das importierte extra angelegt. Dies kann sinnvoll sein, wenn man z.B. Stichwörter für installierte Maschinen verwendet und in dem Beschreibungstext genaue Angaben über Fabrikat, Ausstattung usw. enthalten sind. In diesem Fall kann es sein, daß eine Adresse bewußt mehrere gleiche Stichwörter hat.
- Überschreiben – Diese Option löscht den alten Eintrag und speichert den neuen.
- Text anhängen – Existiert ein Stichwort bereits, wird einfach der Beschreibungstext an den des existierenden Stichwortes angehängt.
- Überspringen – Existiert ein Stichwort aus der Importdatei bereits bei einer Anschrift, wird das vorhandene Stichwort nicht verändert und das importierte Stichwort ignoriert.
WICHTIG! Beim ersten Export erhalten die Anschriften eine eindeutige Kennung, die es ermöglicht beim Reimport in die Quelldatenbank die Anschriften zu aktualisieren. Wenn Sie nur eine Kopie der Datenbank machen und anschließend aus der Kopie exportieren und in die ursprüngliche Datei zurückimportieren, dann fehlen diese eindeutigen Kennungen und die Adressen werden alle neu angelegt. In diesem Fall sind die Adressen doppelt vorhanden.
Wenn Sie doch eine Kopie der “.data”-Datei verwenden wollen, können Sie vor dem Kopieren einfach alle Adressen einmal im Austauschformat exportieren. Die Exportdatei wird nicht benötigt und kann gelöscht werden. Durch den Export erhalten die Adressen dann die notwendige Kennung!