Ab Version 7.5.019 können in den Stichwörtern der Kunden „Automatikartikel“ hinterlegt werden. Sobald ein Kunde in einen Auftrag eingesetzt wird, prüft deLUXE-ERP, automatisch ob entsprechende Stichwörter vorhanden sind. Die angegebenen Artikel werden dann in den Auftrag eingesetzt. Preise und Mengenverwaltung sind wie bei „normalen“ Artikeln möglich.
Beispiel: [Automatikartikel]Katalog2005
Der Eintrag sorgt beim nächsten Auftrag des Kunden für eine Suche nach dem Artikel „Katalog2005“. Wird dieser Artikel gefunden, legt deLUXE-ERP eine Position mit diesem Artikel und der Menge 1 an.
Beispiel: [Automatikartikel]Probemuster
Wenn Sie nicht die Menge 1 einsetzen lassen wollen, können Sie eine entsprechende Menge in das Bemerkungsfeld schreiben.
Die Stichwörter werden bis zur Verwendung in der Stichwortliste des Kunden angezeigt und können über die Anschriftenliste gesucht und ggf. gelöscht werden.
Sobald der Kunde in den nächsten Auftrag eingesetzt wird (Neuer Auftrag oder Kundendaten aktualisieren) erscheinen die entsprechenden Artikel mit den Mengen. Nachdem die Positionen in den Auftrag eingesetzt wurden, löscht das System die Stichwörter bei dem Kunden.
Hinterlegte Kosten und Verkaufspreise werden wie bei manuell eingesetzten Artikeln behandelt. Die Artikel können mit Lagerhaltung oder auch als Textposition eingesetzt werden.
Hinweis 1: Wenn Sie einen neuen Auftrag mit den automatischen Positionen nicht speichern, bleiben die Stichwörter beim Kunden gelöscht und müssen bei Bedarf manuell neu angelegt werden.
Hinweis 2: Die Automatik greift nur, wenn noch keine Positionen im Auftrag vorhanden sind. Dadurch wird verhindert, dass Sie versehentlich in einem alten Auftrag durch die Aktualisierung des Kunden die Automatikpositionen anhängen.
Feste Automatikartikel
Ab Version 7.5.197 kann der Automatikartikel durch einen Zusatz „[Fix]“ gekennzeichnet werden. Dadurch bleibt das Stichwort nach dem Einsetzen in den Auftrag beim Kunden erhalten und wird so bei jedem Auftrag verwendet.
Der Zusatz „[Fix]“ wird direkt hinter „[Automatikartikel]“ eingetragen. Anschließend folgt direkt die Artikelnummer. Hier ein Beispiel:
[Automatikartikel][Fix]10ML-HTG
Individueller Text für Automatikartikel
Für Automatikartikel kann ein individueller Text hinterlegt werden. Bei der Anlage des Stichwortes im Kunden wird einfach hinter der Menge ein Zeilenumbruch gesetzt (Zeilenschalttaste). Anschließend kann ein mehrzeiliger Text eingegeben werden. Der Text wird hinter den allgemeinen Artikelbeschreibungstext gehängt.
Wenn Sie zum Beispiel einen Gutschriftartikel mit Preis EUR 1,00 und ohne Beschreibungstext anlegen, kann über diese Weise eine Vormerkung für eine Gutschriftposition erfolgen. Beim nächsten Auftrag (manuell angelegt oder aus dem Shop) wird dann als erstes der Automatikartikel eingesetzt.