Für die Übernahme von ausgewählten Artikeln in eine Bestellung haben Sie, wie bereits erwähnt, zwei Möglichkeiten:
- Sie können ausgewählte Artikel in einer Menge speichern und anschließend für jeden Lieferanten in die Bestellung holen.
- Sie können auch das Bestellvorschlagswesen verwenden, dass Ihnen automatisch die Artikel vorschlägt, die laut Meldebestand neu geordert werden müssen.
Bestellungen über Menge A, B oder C
Innerhalb der Artikelliste kann eine beliebige Auswahl von Artikeln zu einer von insgesamt zwei vorhandenen, frei verwendbaren Mengen (Menge A und Menge B) hinzugefügt werden.
Wenn beide Mengen gefüllt sein sollten, können damit auch Mengenoperationen durchgeführt werden (Schnittmenge, Ausschlussmengen „A und nicht B“ und „B und nicht A“, Vereinigungsmenge).
Das Ergebnis der Mengenoperationen ist immer die Ergebnismenge (Menge C). Eine Menge lässt sich auch auf der Festplatte abspeichern und von dort wieder laden.
Gehen Sie jetzt, wie in Kapitel 1 beschrieben, in die Bestellmaske und wählen den Lieferanten aus, bei dem Sie bestellen wollen.
Anschließend können Sie die, in der Menge befindlichen, Artikel in die Bestellung laden. Dabei können Sie jede der drei Mengen verwenden.
Hinweis: Von allen Artikeln, die sich in einer gespeicherten Menge befinden, werden nur jene in die Bestellung eingefügt, bei denen der entsprechende Lieferant im Artikelstamm hinterlegt ist.
Aus der so erzeugten Vorauswahl können die Artikel dann mit Doppelklick in die Bestellpositionsliste übernommen werden.
Bestellungen über Bestellvorschlag und Bestellvormerkliste
- Um die Nachbestellung von Artikeln zu automatisieren und eine Hilfe für die Errechnung sinnvoller Lagermengen zu erhalten, haben Sie die Möglichkeit, in deLUXE-ERP das Bestellvorschlagswesen im Artikelbereich zu nutzen. Dies finden Sie im Bereich „Artikel“ im Menü „Bestellwesen“.
- Im automatischen Bestellvorschlagswesen werden Informationen aus Verkauf (Bestellmengen im Auftrag), Lager (Mindest-/Höchstmengen) sowie Einkauf (Konditionen) verknüpft und weiterverarbeitet. Die Funktion „Bestellvorschläge“ in deLUXE-ERP beobachtet automatisch vorhandene Abweichungen von Materialbestand und Materialbedarf.
- Haben sich aufgrund von Materialverbrauch durch Verkauf Abgänge im Lagerbestand ergeben, werden die betroffenen Artikel beim nächsten Aufruf der Bestellvorschlags-Funktion automatisch zur Bestellung vorgeschlagen. Das Bestellvorschlagswesen berücksichtigt darüber hinaus auftragsbezogene Bestellmengen (inkl. Reservierungen), die im Auftrag eingegeben wurden.
- Eine Bestandsaufnahme über die Artikel, die nachbestellt werden müssen, erhalten Sie im Bereich Artikel im Menü „Bestellwesen“. Dort steht Ihnen die Funktion „Bestellvorschläge“ zur Verfügung, mit der diese Artikel gefunden werden. deLUXE-ERP orientiert sich hierbei an den Werten, die als Melde- und Zielbestand beim Artikel eingetragen wurden.
Hinweis: Sollen Artikel immer in der Vorschlagsliste erscheinen, ist es sinnvoll den Meldebestand dieser Artikel auf den Wert “0,1” zu setzen.
- Um einen automatischen Bestellvorschlag zu erhalten, markieren Sie den oder die zu überprüfenden Artikel in der Artikelliste.
- Wählen Sie dann aus der Artikelliste über das Menü „Bestellwesen“ die Funktion „Bestellvorschläge“.
- Eine Dialogbox mit der Anzahl der zu überprüfenden Artikel erscheint. Sie können hier die Sortierreihenfolge auswählen. Außerdem können Sie entscheiden, ob die Menge in offenen Aufträgen berücksichtigt werden sollen. In diesem Fall wird für jeden Artikel geprüft, ob noch offene Aufträge zu diesem Artikel existieren. Diese offene Auftragsmenge wird dann bei der Errechnung der Bestellvorschläge berücksichtigt. Die reservierten Mengen werden nicht in diese Auftragsmenge eingerechnet, da sie bereits in einer extra Spalte berücksichtigt werden.
Bestellvorschläge suchen:
Der Aufbau der Bestellvorschlagsliste kann je nach Anzahl der selektierten Artikel eine Weile dauern.
Anschließend erhalten Sie eine Liste für die zu bestellenden Artikel. Wenn mehrere Lieferanten für einen Artikel eingetragen wurden, stehen die Ersatzlieferanten unter dem Hauptlieferanten. Der Einkaufspreis für die vorgeschlagene Bestellmenge und die Lieferzeit sind hinter dem jeweiligen Lieferanten aufgeführt.
Per Doppelklick auf eine Lieferantenzeile können Sie den Artikel direkt in die Bestellvormerkliste übertragen. In einer Dialogbox werden Sie vorher nach der gewünschten Menge gefragt. Dabei ist die von deLUXE-ERP errechnete Bestellmenge bereits als Vorschlag eingetragen. Als Kennzeichnung erscheint die Menge anschließend mit dem Hinweis „BVL“ in der Bestellvorschlagsliste.
Bestellvormerkliste:
Die Aufgabe der Bestellvormerkliste ist das Vor-Erfassen von zu bestellenden Artikeln und das (erneute) Zuordnen eines Lieferanten. Aus der Bestellvormerkliste können dann die gewünschten Artikel automatisch in passende Bestellungen übertragen werden.
Die Bestellvormerkliste finden Sie im Bereich Artikel im Menü „Bestellwesen“ unter „Bestellvormerkliste“.
Die Bestellvormerkliste erspart das manuelle Anlegen von Bestellungen und das Selektieren der zu bestellenden Artikel.
In der Bestellvormerkliste wird jeder Eintrag mit einem Status versehen:
- 0 = Lieferant unklar
- 1 = Lieferant gewählt, Eintrag bereit für die Übertragung
- 2 = Eintrag aktiviert, wird beim nächsten Erstellen von Bestellungen berücksichtigt
- 3 = Eintrag in Bestellung übertragen
Bestellvormerkliste:
Die Einträge aus der Bestellvorschlagsliste haben automatisch den Status 1, da sie bereits einen Lieferanten in der Liste gewählt haben.
So bestellen Sie über die Bestellvormerkliste:
1) Ordnen Sie den Einträgen mit „Status 0“ einen Lieferanten zu.
2) Markieren Sie die gewünschten Einträge mit „Status 1“ (Lieferant ist zugewiesen) und wählen Sie im Menü die Funktion „Spezial / Für Bestellung aktivieren“.
3) Rufen Sie im Menü die Funktion „Spezial / Bestellung generieren“ auf. Es werden dann alle Einträge mit dem „Status 2“ verarbeitet und in das Bestellwesen übertragen.
Hinweis: Im Bestellwesen müssen so erzeugte Bestellungen ebenfalls verbucht werden, wobei darauf zu achten ist, dass über den Anhängemodus nicht verbuchte Bestellungen nachträglich verändert werden können.
4) Die Artikel mit “Status 3” sind in den Bestellungen zu finden.
Hinweis: deLUXE-ERP prüft dabei, ob noch eine unverbuchte Bestellung zu einem Lieferanten existiert. Ist dies der Fall, werden die Positionen angehängt. Existieren keine unverbuchten Bestellungen zum Lieferanten, wird eine neue Bestellung angelegt.
Melde und Zielbestände berechnen
Um die Melde- und Zielbestände auf Basis des realen Warenausganges errechnen zu lassen, finden Sie in der Artikelliste im Menü „Bestellwesen“ die Funktion „Meldebestand errechnen…“ .
Melde- und Zielbestand errechnen lassen:
Meldebestände berechnen
Diese Funktion prüft für die markierten Artikel die Warenausgänge innerhalb des angegebenen Zeitraumes und errechnet daraus einen Tagesschnitt.
Geben Sie zum Beispiel 90 Tage an und es wurden in diesem Zeitraum 350 Warenausgänge registriert, erhalten Sie einen Tagesschnitt von 3,88 Einheiten. Zu jedem Artikel können Sie hierzu im Reiter „Lieferanten“ (2. Reiter) den Faktor für den Melde- und den Zielbestand angeben. Ein Faktor 7 (Tage) würde den Meldebestand in unserem Beispiel wie folgt berechnen: 3,88 * 7 = 27 (gerundet).
Der Faktor für den Meldebestand ergibt sich aus der kürzest möglichen Lieferdauer (Bestellung bis Wareneingang) beim Lieferanten, der Faktor für den Zielbestand aus dem für Sie idealen Bestell-/Lieferintervall. Diese Funktion hilft also dabei, den Melde- und Zielbestand in Abhängigkeit vom tatsächlichen Verbrauch zu bringen.
Nach dem Aufruf der Funktion erscheint ein Dialogfenster mit der Angabe der ausgewählten Artikel und dem Zeitintervall zur Berechnung des Tagesdurchschnitts.
Hinweis: Um ein umständliches Bearbeiten der Artikel zu vermeiden, können die Faktoren für Melde- und Zielbestand auch mit der Funktion „Werte setzen“ im Menü „Tools“ für eine beliebige, markierte Auswahl von Artikeln im Ganzen gesetzt werden. Dies ist natürlich nur für Artikel sinnvoll, die mit einem identischen Faktor versehen werden sollen!
Faktoren für Berechnung +/- verändern
Die Funktion „Meldebestand errechnen“ im Menü „Bestellwesen“ in der Artikelliste wurde erweitert. Neben der bisherigen Funktion zum Berechnen auf Basis der Verkaufswerte, kann nun ein direktes Erhöhen oder Vermindern der Melde- und Zielbestände erfolgen.
Im unteren Bereich Faktor „Meldebestände +/- verändern“ wird zuerst ausgewählt welche Werte verändert werden sollen (mit den Checkboxen Faktor für Meldebestand verändernund Faktor für Zielbestand verändern).
Die Veränderung wird positiv (+ x Einheiten) oder mit negativem Vorzeichen (- x Einheiten) angegeben.
Mit dem Minimum Wert kann eine Untergrenze gesetzt werden. Wird durch die Berechnung dieser Wert unterschritten, dann wird der Minimum Wert eingesetzt.